Variazione del luogo di tenuta delle scritture contabili
Nei servizi di fatturazione elettronica che includono anche la conservazione digitale a norma dei documenti FatturaPA presso un soggetto terzo (outsourcer) vi è l’obbligo della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, ed il contribuente dovrà riportare la variazione nei modelli di comunicazione ComUnica o mod. AA7 o mod. AA9, nel rispetto delle modalità e dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633 del 1972 (a tal proposito è utile la Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 65/E del 14 giugno 2011 in merito alla modalità di presentazione della dichiarazione di variazione dati relativa al luogo di conservazione delle scritture contabili).
È un obbligo in capo al contribuente (soggetto passivo).
In riferimento alle comunicazioni da inviare alla agenzia delle entrate circa il luogo delle scritture contabili rimettiamo un estratto della circolare dell’Agenzia delle Entrate e un parere dei Nostri consulenti legali per cui:
– sembrerebbe sufficiente indicare l’abituale luogo di tenuta contabile, a condizione che l’abituale tenutario abbia accesso al portale per procedere all’esibizione dei documenti, quando richiesta.
– se però si intenda comunque indicare il luogo dove vengono conservati i documenti, nei modelli AA7 e AA9 si dovrà indicare la sede legale del soggetto conservatore e non il luogo fisico dove sono ubicati i server (parere estratto da incontro in videoconferenza con Agenzia delle Entrate, SOGEI, CONSIP e Camera di Commercio del 16 Aprile scorso).
Vista la interpretabilità della norma, in ogni caso, Vi invitiamo a rivolgere e far rivolgere le specifiche richieste ad un consulente di fiducia che potrà meglio dettagliare quanto sopra esposto in relazione a ciascun caso di specie.
In ultimo un estratto della circola dell’Agenzia delle Entrate n. 18e del 24/06/2014:
(il Soggetto dovrà) consentire alle autorità competenti (Amministrazione finanziaria italiana) di accedere ai documenti e acquisirli anche per via elettronica. A tale fine, il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio nazionale:
a) ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di comunicazione AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633 del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero;
b) ai fini dell’esibizione, deve assicurare l’accesso automatizzato all’archivio, con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede dove è effettuato il controllo ai sensi dell’articolo 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.
